El Ministerio de Salud y Protección Social expidió la Resolución 000196, una norma que actualiza oficialmente el Formulario Único de Afiliación y Reporte de Novedades del Sistema General de Riesgos Laborales (SGRL) en Colombia. Puede parecer un simple ajuste de formato… pero no lo es.
Esta resolución tiene un impacto directo en empleadores, contratantes, áreas de talento humano, responsables del SG-SST y asesores en prevención, porque redefine cómo se debe reportar la información ante las ARL.
¿Por qué era necesaria esta actualización? En los últimos años han cambiado varias leyes laborales y de seguridad social. La Resolución 000196 armoniza el formulario con esas nuevas disposiciones y corrige vacíos técnicos que generaban inconsistencias en los reportes. En términos sencillos: Ahora el sistema exige información más clara, más completa y ajustada a la realidad actual del trabajo.
¿A quiénes incluye de manera expresa? Uno de los puntos más relevantes es que integra sectores que antes no estaban suficientemente detallados en el formulario:
• Concejales.
• Internos de medicina.
• Aprendices.
• Beneficiarios de la llamada Ley de Segundas Oportunidades.
• Personas que trabajan en modalidad remota o teletrabajo.
Esto significa que ya no hay ambigüedad frente a cómo deben reportarse estas vinculaciones ante la ARL.
¿Qué cambia en la práctica para las empresas? Información más detallada. El formulario ahora exige datos más precisos sobre:
• Modalidad de trabajo (presencial, remoto, teletrabajo).
• Tipo de vinculación.
• Base de cotización.
• Novedades contractuales.
Esto obliga a que las áreas administrativas revisen cuidadosamente la coherencia entre contrato, nómina y reporte a la ARL.
Cálculo correcto de la base de cotización. La resolución especifica lineamientos técnicos para definir la base sobre la cual se liquida el aporte al sistema de riesgos laborales. Un error en este punto puede generar:
• Requerimientos de la ARL.
• Ajustes retroactivos.
• Sanciones por inconsistencias.
• Problemas en el reconocimiento de prestaciones económicas.
Instructivo técnico detallado. No es solo un formulario nuevo. Incluye un instructivo técnico que explica cómo diligenciar cada sección.
Esto busca evitar:
• Afiliaciones mal registradas.
• Reportes incompletos.
• Rechazos por errores formales.
• Problemas en caso de accidente laboral.
¿Qué pasa con las normas anteriores? La Resolución 000196 deroga disposiciones previas relacionadas con el formulario, con el fin de unificar criterios y evitar contradicciones normativas. Desde el punto de vista jurídico, esto es clave: ya no se puede seguir utilizando versiones antiguas del formato ni procedimientos desactualizados.
¿Por qué esto es importante para el SG-SST? Desde la perspectiva HSE, un trabajador mal afiliado o mal reportado es un riesgo legal y financiero para la organización. Si ocurre un accidente y el trabajador:
• No estaba correctamente afiliado.
• Tenía mal reportada su modalidad de trabajo.
• Tenía una base de cotización incorrecta.
La empresa podría enfrentar:
• Responsabilidad directa en el pago de prestaciones.
• Investigaciones administrativas.
• Sanciones por incumplimiento del deber de protección.
La afiliación correcta no es un trámite administrativo. Es una medida de gestión del riesgo. ¿Qué deben hacer las empresas ahora?
1. Revisar si están usando el formulario actualizado.
2. Verificar que las modalidades de trabajo estén correctamente registradas.
3. Confirmar que la base de cotización coincida con la realidad contractual.
4. Capacitar al equipo de talento humano y SST sobre los cambios.
La Resolución 000196 no es solo un ajuste administrativo. Es una actualización estructural del mecanismo mediante el cual se protege a los trabajadores frente al riesgo laboral en Colombia. En prevención, el detalle importa. Y en riesgos laborales, un error en el formulario puede costar mucho más que el tiempo que toma revisarlo.
Le recomendamos acceder a la resolución completa, estudiarla y ajustar sus procesos internos cuanto antes. 
