No es cuestión de herramientas, éstas sólo darán excelentes resultados en manos de personas altamente efectivas.

¿Le ha sucedido que ha estado tan ocupado que siente que el tiempo pasa demasiado rápido, que no le alcanza para nada, y lo peor, con la sensación de que no hizo nada? Hay una diferencia enorme entre estar ocupados y ser productivos. Podemos estar ocupados y haber perdido el tiempo, no haber avanzado y en últimas, no haber sido productivos. Sin notarlo, se cae en un activismo que hace que las cosas realmente importantes terminen relegadas, y sólo hasta cuando el apremio exige que les prestemos atención, se vuelven las miradas presurosas sobre ellas, básicamente porque no hay otra opción.

Como decía Séneca: “No es que no tengamos tiempo, es que desperdiciamos mucho”
 

Distractores: desviadores de la atención

Internet, y las posibilidades de navegar entre tantas páginas saltando entre ellas, los celulares inteligentes y las múltiples opciones que ofrecen, el contacto con las redes sociales, el chat en línea, la televisión, el zapping, hacen que las personas crean que pueden hacer muchas cosas al mismo tiempo, asumiendo erróneamente que cuentan con la capacidad de realizar varias actividades de manera simultánea. Esta es una tendencia que favorece una creencia negativa: el profesional “multitarea”. Se refiere a aquella persona que puede hacer el trabajo de dos o más personas, pero se malinterpreta, recargando y sobrecargando a una persona con el ánimo de que sea más productiva, lo que realmente favorece es la improductividad.

Se culpa a las “muchas cosas por hacer” el sentirse abrumados, o no tener tiempo para cosas muy importantes, olvidando con gran facilidad que tenemos la posibilidad de elegir, que somos nosotros los que escogemos qué hacemos y qué no, que no es la abundancia de los distractores lo que nos indica a donde puede ir la atención, son más bien nuestras elecciones.

Para colmo, hay conductas que son muy improductivas y no lo notamos. Curiosamente las personas terminan acostumbrándose a su propio desorden, una especie de orden dentro del desbarajuste. Desde lo que hacemos en nuestro ámbito personal y privado, hasta los procesos supuestamente productivos que realizamos para obtener resultados, hay muchas conductas que son depredadoras, ladronas de nuestro tiempo, un recurso que aunque se entiende valioso, no se trata como tal.
 

Herramientas para la gestión del tiempo

Las agendas tradicionales y electrónicas, los mapas conceptuales, planes, priorización de actividades, recordatorios, alarmas, notas adhesivas, hojas de ruta, entre las múltiples posibilidades que existen, son de gran utilidad, sin embargo, hay una realidad que debes tener en cuenta a la hora de usar herramientas para ser más productivos: por muy buenas que sean, no cambiarán a las personas y su forma de proceder.

Estas por sí solas, no pueden hacer nada.

Lo he visto una y otra vez. Organizaciones, departamentos de empresas, empresarios independientes, profesionales, parejas, padres de familia, individuos en su vida privada, padeciendo los resultados de la improductividad y curiosamente, teniendo las mejores intenciones de organización, incluso contando con planes óptimos, teniendo herramientas de organización de última generación, y muy lejos de lograr lo que esperaban alcanzar.

Por qué se falla en la obtención de resultados

No son las técnicas, no son las herramientas, en muchos casos es la forma, la cual emana de las percepciones de los individuos que los hacen proceder como lo hacen. Como ya lo mencioné, “Las herramientas por sí solas, no pueden hacer por nosotros, lo que nosotros debemos hacer” Al igual que como con las buenas intenciones, la decisión de actuar, no es la acción misma.

Hay diversas situaciones que influencian la conducta humana, la conducta de los equipos de trabajo, de las organizaciones, factores individuales y de grupo que hacen que los individuos procedan de la forma en que lo hacen.

No se puede elevar la conducta de las personas con herramientas efectivas, si hay otros factores que los limitan. Si las personas no están “conectadas” con los propósitos organizacionales a través de un compromiso genuino, y si para colmo, los procesos de selección son incoherentes con la filosofía organizacional, será muy fácil encontrar personas trabajando para no perder su trabajo, en lugar de trabajar para hacer contribuciones significativas en su puesto de trabajo y para la empresa.

Insisto, no es cuestión de herramientas para la gestión del tiempo, éstas sólo adquirirán sentido, darán excelentes resultados, en manos de personas que son altamente efectivas.

Sistema de gestión

Diseñar un sistema de gestión es clave para lograr la productividad. Las herramientas forman parte de éste, pero no son el sistema.

• Defina el plan estratégico en función de los objetivos más caros de la empresa, los más importantes
• Establezca una plan de acción en relación de aquellas cosas que realmente los acerquen a lo que honestamente desean, y mantengan alejados de aquello que no les acerca a eso que estiman lo más importante
• Suministre las herramientas más apropiadas a los procesos. No todas sirven.
• Establezca compromisos y compartan periódicamente los resultados de sus esfuerzos.
• Renueven compromisos, en relación con la última reunión y retroalimenten.

Hay que desarrollar un modelo que incluya la gestión del cambio, reorganización en función de los nuevos sistemas de productividad, desarrollos efectivos evolutivos de los puestos de trabajo, usos de herramientas efectivas de productividad y retroalimentación efectivas de las mismas.

Dé a su organización y a su vida, los procesos, modelos, herramientas y habilidades para que ayuden a su empresa, a su personal y a su existencia a obtener resultados realmente extraordinarios..

Autor Héctor Leonardo Mora Santiago. Conferencista y Consultor